Guides

Guides for firms that onboard clients

Short, practical answers to the questions that come up when a new client arrives: what to collect, what the law expects in your country, how to get it signed, and how to keep the data safe. In English, Romanian, Spanish and Italian.

  • Written for one profession and one country at a time
  • Laws named, not paraphrased
  • Each guide ends with how the flow looks in Braigest
Book a 30-min call Try the interactive demo Explore the platform

English

Glossary What Is a PAdES Seal? PAdES is the European technical standard behind most native e-signature tools, including Braigest's. Glossary QES vs AES vs SES: the Three eIDAS Signature Levels EU law recognises three levels of electronic signature under the eIDAS Regulation: simple, advanced and qualified. Glossary What Is an AML Obliged Entity? Under EU anti-money-laundering law, some professions carry legal duties that most businesses do not: checking who their client is before starting work, and keeping records of that check. Glossary KYC vs KYB: What Do They Actually Check KYC and KYB sound like the same idea applied to different things, and in a sense they are, but they check different facts and pull from different sources. Glossary What Is a UBO (Ultimate Beneficial Owner)? A company can sign a contract, but a company cannot be a money launderer. Glossary What Is a PEP (Politically Exposed Person)? A politically exposed person, PEP, is not automatically a risk, but their position makes them a target for corruption and easier to hide money for, which is why AML rules single them out. Law E-Signature, KYC and AML Rules for SMEs in Romania Romanian SMEs onboarding a new client sit under two separate rulebooks: EU-wide electronic signature law, and Romania's own anti-money-laundering act for obliged professions. Law E-Signature, KYC and AML Rules for SMEs in Spain Spanish SMEs onboarding a new client work under EU electronic-signature law, a national trust-services act, and Spain's own anti-money-laundering statute for obliged professions. Law E-Signature, KYC and AML Rules for SMEs in Italy Italian SMEs onboarding a new client work under EU electronic-signature law, the national Codice dell'Amministrazione Digitale, and Italy's anti-money-laundering decree for obliged professions. Switching Switch From Jotform, Typeform and DocuSign to One Link If your intake already runs on a Jotform or Typeform form and the contract goes out through DocuSign or gets printed and posted, moving to one link is a smaller job than it sounds. GDPR GDPR and Collecting ID Copies From Clients Asking a new client for a copy of their ID is routine for many firms, and routine is exactly why it gets handled carelessly. Checklist Client Onboarding Checklist for Professional Firms Most professional firms build their client onboarding checklist by memory, adding a step whenever something got missed last time. Accountants Engagement letter template: is e-signature valid? Every accounting engagement starts with a letter defining scope, fees and responsibilities. Accountants AML checklist for accountants (EU baseline) Accountants are an anti-money-laundering obliged profession across the EU, which means checks on a new client are a legal duty, not an optional courtesy. Law firms Which legal work triggers AML due diligence? Most legal work, litigation, general advice, drafting, sits outside anti-money-laundering rules entirely. Law firms How law firms run a conflict of interest check A conflict check is the step most firms already do informally, by asking around the office, before it is written down anywhere. Insurance brokers Do non-life insurance brokers need AML checks? Insurance intermediaries are not one uniform category under EU anti-money-laundering law. Real estate agencies AML checklist for estate agents (EU baseline) Real estate is one of the clearest anti-money-laundering obliged sectors in the EU, with essentially no sector exemption. Credit brokers Are credit brokers now AML-obliged entities? Until recently, a consumer or mortgage credit intermediary that was not itself a bank or financial institution sat outside EU anti-money-laundering law at Union level, though some member states already covered them nationally. Credit brokers The tied credit intermediary AML exemption The new EU AML Regulation brings most independent credit intermediaries into scope, but not all of them. Clinics Treatment consent vs. GDPR data consent A signature on a treatment consent form is not the same thing as consent to process personal data, even though many clinics collect both on one piece of paper. Car rental GDPR rules for keeping a driver's licence copy Photocopying a renter's driving licence feels like a formality, but it is a personal-data processing act with its own GDPR rules, not a free pass to keep the image forever. Law eIDAS Article 25, explained without the legalese One article of one EU regulation decides whether a client's e-signature on your contract will survive a challenge later. Onboarding Turn a client intake PDF into an online form Every firm already has the document: the intake form, the questionnaire, the application PDF that gets emailed out and filled in by hand or in a PDF reader.

Română

Contabili Ce documente cereți de la un client nou la contabilitate Când preluați un client nou, cereți acte despre firmă, despre asociați și, dacă există angajați, despre relația de muncă. Contabili Obligațiile AML ale contabililor conform Legii 129/2019 Legea 129/2019 face din experții contabili, contabilii autorizați și auditorii financiari entități raportoare, cu obligații concrete înainte de a lucra cu un client nou. Contabili Model de contract contabilitate: e valabilă semnătura electronică? Un contract de prestări servicii contabile semnat electronic este valabil în România, dacă respectați câteva condiții simple. Avocați Obligațiile AML ale avocaților conform Legii 129/2019 Nu orice dosar de avocatură intră sub Legea 129/2019, ci doar activitățile legate de anumite tranzacții: imobiliare, înființare de firme sau administrare de fonduri ale clientului. Avocați Cum verificați conflictul de interese înainte de un dosar nou Înainte de a accepta un dosar nou, verificați dacă interesele noului client intră în conflict cu ale altui client, actual sau anterior, sau cu interesele dumneavoastră. Agenți imobiliari Obligațiile AML ale agenților imobiliari în România Legea 129/2019 include agenții și dezvoltatorii imobiliari printre entitățile raportoare, fără pragul valoric aplicat altor profesii pentru tranzacțiile de vânzare-cumpărare. Agenți imobiliari Cum identificați beneficiarul real la o tranzacție imobiliară Când vânzătorul sau cumpărătorul unui imobil este o firmă, nu vă opriți la administratorul care semnează actele. Brokeri de asigurări Obligațiile AML ale brokerilor de asigurări Nu orice broker de asigurări intră sub Legea 129/2019, ci doar cei care distribuie asigurări de viață sau produse cu componentă de investiție. Brokeri de credite Intermediarii de credit devin entități raportoare AML Regulamentul european AML din 2024 aduce intermediarii de credit de consum și ipotecar în categoria entităților raportoare, alături de bănci și instituții financiare. Clinici De ce consimțământul medical nu e același cu cel GDPR Un pacient care semnează acordul pentru o intervenție medicală nu a acceptat automat și modul în care clinica îi folosește datele personale.

Español

Asesorías y gestorías Blanqueo de capitales: qué obliga la Ley 10/2010 a su asesoría Si su asesoría presta servicios fiscales, contables o de auditoría, la Ley 10/2010 la convierte en sujeto obligado frente al blanqueo de capitales. Asesorías y gestorías Kit Digital: digitalice el alta de clientes de su gestoría El Programa Kit Digital puede financiar la digitalización de procesos habituales en una gestoría, incluido el alta de clientes nuevos. Abogados Blanqueo de capitales: cuándo un despacho es sujeto obligado No todo encargo de un despacho de abogados activa la Ley 10/2010. Abogados Qué operaciones convierten a un despacho en sujeto obligado La Ley 10/2010 no convierte a un despacho en sujeto obligado por trabajar en general, sino asunto por asunto, según el tipo de operación. Inmobiliarias Blanqueo de capitales: lo que la Ley 10/2010 exige a su inmobiliaria Las agencias y promotoras inmobiliarias son sujetos obligados por la Ley 10/2010 sin excepción de sector ni de tamaño. Inmobiliarias Nota de encargo inmobiliaria: un modelo que cumple también con blanqueo de capitales Una nota de encargo que solo recoge las condiciones comerciales del mandato deja fuera la identificación que exige la Ley 10/2010. Corredurías de seguros Mandato de correduría de seguros: modelo y diligencia debida La carta de nombramiento de un corredor de seguros no siempre exige diligencia debida por blanqueo de capitales: depende del tipo de seguro que cubre. Intermediarios de crédito Intermediarios de crédito: qué cambia con el nuevo Reglamento AML El Reglamento (UE) 2024/1624 incorpora a los intermediarios de crédito al consumo y crédito hipotecario que no son entidades financieras como nuevos sujetos obligados frente al blanqueo de capitales. Clínicas Consentimiento del tratamiento y consentimiento de datos: dos cosas distintas Que un paciente acepte someterse a un tratamiento no significa que haya aceptado el uso de sus datos de salud para otros fines. Rent a car Verificación de identidad antes de entregar un coche de alquiler El alquiler de coches no es un sector obligado por la normativa de blanqueo de capitales en la Unión Europea, pero verificar la identidad del cliente sigue siendo esencial para evitar fraude.

Italiano

Avvocati Antiriciclaggio avvocati: obblighi e soglia dei 15.000 € Non tutti gli incarichi che riceve uno studio legale fanno scattare gli obblighi antiriciclaggio del D.Lgs. Commercialisti Antiriciclaggio commercialisti: obblighi del D.Lgs. 231/2007 I commercialisti sono tra i professionisti obbligati dal D.Lgs. Agenzie immobiliari Antiriciclaggio agenti immobiliari: obblighi 231/2007 Il settore immobiliare è tra i più esposti al rischio di riciclaggio, e il D.Lgs. Mediatori creditizi Mediatori creditizi online e fisici: obblighi diversi? I mediatori creditizi sono soggetti obbligati dal D.Lgs. Cliniche Il consenso alla cura non è il consenso ai dati Una firma su un modulo di consenso all'atto medico non equivale al consenso al trattamento dei dati personali, anche se molti studi raccolgono entrambi su un unico foglio. Autonoleggio CaRGOS: l'obbligo di trasmettere i dati del noleggio Chi gestisce il noleggio di veicoli senza conducente ha un obbligo specifico verso le Questure, distinto dagli obblighi ordinari sulla privacy: comunicare i dati identificativi del documento presentato da chi noleggia l'auto, tramite la piattaforma CaRGOS.

Ready to fix your onboarding?

See the whole flow in a 30-minute call, or explore the full Braigest platform.

Book a 30-min call See the full platform