Ghid · Agenți imobiliari
Cum identificați beneficiarul real la o tranzacție imobiliară
Când vânzătorul sau cumpărătorul unui imobil este o firmă, nu vă opriți la administratorul care semnează actele. Legea 129/2019 cere identificarea persoanei fizice care deține sau controlează firma respectivă, indiferent câte firme intermediare există în structură. Acest ghid arată ce documente cereți, cum verificați datele și ce faceți când structura de proprietate e neclară sau într-un alt stat.
- Beneficiarul real e persoana din spate, nu administratorul
- Registrul de la ONRC e punctul de plecare, nu confirmarea finală
- O structură neclară nu se ignoră, se documentează
Ce este, concret, un beneficiar real, într-o tranzacție imobiliară?
Beneficiarul real este persoana fizică ce deține sau controlează, în ultimă instanță, firma care vinde sau cumpără imobilul, fie direct prin deținerea unei cote din capital, fie indirect, printr-un lanț de firme sau prin exercitarea controlului efectiv, chiar fără deținere formală. Legea 129/2019 cere identificarea acestei persoane pentru clienți persoane juridice, ca parte a măsurilor de cunoaștere a clientelei, tocmai pentru că o firmă poate fi folosită ca paravan, iar administratorul care semnează actele poate fi doar un reprezentant, nu proprietarul efectiv al banilor implicați în tranzacție.
Când o persoană fizică este suficientă și când trebuie să mergeți mai departe către firmă?
Când vânzătorul sau cumpărătorul este o persoană fizică, care acționează în nume propriu, identificarea se oprește la acea persoană: act de identitate și, dacă suma e mare, o discuție despre sursa fondurilor. Când partea este o firmă, mergeți mai departe: identificați administratorul, apoi asociații, apoi, dacă structura de proprietate trece prin alte firme, continuați până ajungeți la persoana fizică din capătul lanțului. Nu vă opriți la primul nivel doar pentru că firma pare simplă; o structură cu un singur asociat poate ascunde, la rândul ei, un alt nivel de proprietate.
Ce documente dovedesc structura de proprietate a unei firme cumpărătoare?
Cereți certificatul constatator emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului, actul constitutiv al firmei și declarația privind beneficiarul real, depusă de firmă la registrul comerțului conform Legii 129/2019. Dacă firma face parte dintr-un grup sau are asociați care sunt, la rândul lor, firme, cereți documentele echivalente pentru fiecare nivel din structură, până identificați persoana fizică finală. Pentru firme înregistrate în alt stat, cereți documentul echivalent emis de registrul comerțului din acea jurisdicție, tradus dacă e necesar.
Cum verificați aceste informații, nu doar le înregistrați?
Nu vă limitați la a primi și arhiva declarația beneficiarului real depusă de firmă, verificați-o activ contra Registrului beneficiarilor reali, ținut de Oficiul Național al Registrului Comerțului, unde declarația trebuie depusă la înregistrare, anual sau la orice modificare relevantă. Comparați numele și cotele din declarație cu cele din actul constitutiv și cu ce vă spune reprezentantul firmei direct. O discrepanță între declarație și ce vi se comunică verbal este exact semnalul care merită investigat suplimentar înainte de a continua tranzacția.
Ce faceți dacă structura de proprietate e neclară sau într-un alt stat?
Dacă structura de proprietate trece prin mai multe jurisdicții sau documentele primite nu sunt suficient de clare pentru a identifica persoana fizică finală, cereți documentație suplimentară, inclusiv organigrame de proprietate certificate sau opinii juridice din jurisdicția respectivă. Dacă, după eforturi rezonabile, nu puteți identifica beneficiarul real, tratați tranzacția ca având un risc ridicat și aplicați măsuri suplimentare de cunoaștere a clientului, incluzând, dacă e cazul, decizia de a nu continua tranzacția până la clarificare.
Cum se integrează verificarea KYB în preluarea mandatului
Când preluați un mandat de vânzare sau cumpărare pentru o firmă, includeți din start un pas de verificare a datelor de firmă contra registrului comerțului, direct în formularul de preluare, în loc de o căutare manuală separată, făcută abia când tranzacția e aproape gata. Acest pas poate identifica automat administratorul și structura de bază a firmei, lăsându-vă timp să investigați suplimentar doar cazurile unde structura reală de proprietate nu reiese clar din datele publice.
În Braigest
Datele de firmă, verificate automat contra registrului comerțului
Verificarea KYB confruntă automat datele firmei cumpărătoare sau vânzătoare cu registrul comerțului, în același formular de preluare a mandatului, disponibilă de la planul Practice, 149 €/lună.
Întrebări frecvente
Cine se consideră beneficiar real dacă o firmă are cinci asociați egali?
Dacă niciun asociat nu deține sau controlează firma peste pragul relevant, verificați dacă vreo persoană exercită controlul efectiv prin alte mijloace, iar dacă nu, identificați persoana cu funcția de conducere ca beneficiar real.
Declarația de beneficiar real depusă la ONRC e mereu actualizată?
Nu întotdeauna. Firmele actualizează declarația anual sau la schimbări majore, dar pot exista întârzieri. Confirmați mereu datele direct cu reprezentantul firmei, nu doar cu declarația din registru.
Ce fac dacă firma cumpărătoare e înregistrată într-un paradis fiscal?
Tratați tranzacția ca risc ridicat și aplicați măsuri suplimentare de cunoaștere a clientului, cerând documentație extinsă despre structura de proprietate și sursa fondurilor implicate.
Verificarea beneficiarului real durează mult și încetinește tranzacția?
Poate dura, mai ales la structuri complexe, dar verificarea automată a datelor de firmă contra registrului comerțului reduce timpul pentru cazurile simple.
Descoperiți mai mult din platformă
Vreți să vedeți fluxul pe documentele dumneavoastră?
Într-un apel de 30 de minute transformăm formularul pe care îl folosiți azi într-un flux pe care clienții îl completează de pe telefon.