Guía · Inmobiliarias
Nota de encargo inmobiliaria: un modelo que cumple también con blanqueo de capitales
Una nota de encargo que solo recoge las condiciones comerciales del mandato deja fuera la identificación que exige la Ley 10/2010. Esta guía repasa qué debe llevar cualquier nota de encargo, qué le falta a la mayoría de modelos que circulan, y cómo firmarla sin imprimir ni escanear nada.
- La mayoría de modelos omiten la identificación del titular real
- Exclusiva o sin exclusiva no cambia la obligación de diligencia debida
- Se firma con firma electrónica avanzada, sin imprimir ni escanear
¿Qué debe incluir cualquier nota de encargo, como mínimo?
Una nota de encargo básica identifica a las partes, el inmueble objeto del encargo, el precio de salida o de referencia, el plazo de vigencia del mandato, la comisión de la agencia y si el encargo es en exclusiva o sin exclusiva. Esta es la estructura habitual que circula en el sector inmobiliario español, pensada sobre todo para dejar claras las condiciones comerciales entre el propietario y la agencia. Es un documento necesario, pero cubre solo la relación comercial: no incorpora, por sí sola, la identificación que la normativa de prevención de blanqueo de capitales exige a la agencia como sujeto obligado.
¿Qué le falta a la mayoría de modelos que circulan, desde el punto de vista de blanqueo de capitales?
La mayoría de los modelos de nota de encargo que circulan entre agencias se centran en las condiciones comerciales y omiten la identificación del cliente que exige la Ley 10/2010: no piden el documento de identidad del propietario de forma sistemática, y casi nunca contemplan la identificación del titular real cuando el propietario es una empresa o una herencia yacente. Tampoco suelen dejar constancia de que la agencia ha examinado el origen aparente del inmueble o de la operación. Añadir estos campos a la propia nota de encargo evita tener que pedir esta información por separado más adelante, cuando ya hay una oferta sobre la mesa.
¿Qué datos de identificación hay que añadir para cumplir con la Ley 10/2010?
Para cumplir con la Ley 10/2010, conviene añadir a la nota de encargo el documento de identidad del propietario, y, si el propietario es una sociedad, los datos de la empresa y una declaración de quién es su titular real, la persona física que en última instancia la posee o la controla. También ayuda dejar un campo para anotar cualquier circunstancia de la operación que justifique un examen más atento, como un precio muy alejado del de mercado o una venta urgente sin motivo aparente. Estos campos se rellenan una vez, al firmar la nota de encargo, y sirven de base para el resto del expediente.
¿Exclusiva o sin exclusiva: cambia algo la obligación de diligencia debida?
No. La obligación de identificar al propietario y, cuando aplica, a su titular real, se aplica igual si el encargo es en exclusiva o sin exclusiva: lo que activa la obligación es la operación de intermediación en la compraventa, no el tipo de mandato que la agencia firma con el propietario. Lo que sí cambia entre ambos modelos son las condiciones comerciales, como la comisión o la posibilidad de que el propietario trabaje con varias agencias a la vez. Conviene mantener la misma nota de encargo con los campos de identificación en ambos casos, cambiando solo la cláusula de exclusividad según el acuerdo con el propietario.
¿Cómo se firma esto de forma válida sin imprimir y escanear?
La nota de encargo puede firmarse con firma electrónica avanzada, con un sello PAdES aplicado al documento final y una página de evidencias que registra el momento de la firma, el dispositivo utilizado y el método de identificación empleado. Esta firma es válida para documentos de derecho privado como una nota de encargo, según el Reglamento eIDAS, sin que haga falta imprimir el documento, firmarlo a mano y volver a escanearlo para archivarlo. El propietario firma desde el móvil o el ordenador, en el mismo momento en que revisa el documento, y la agencia recibe el PDF ya sellado.
Cómo genera Braigest la nota de encargo ya rellenada y sellada
En Braigest, sube la nota de encargo en PDF que ya utiliza su agencia, y la inteligencia artificial detecta automáticamente cada campo, incluidos los que puede añadir para cumplir con la Ley 10/2010. El propietario completa sus datos desde un enlace, en el mismo formulario que ya conoce su equipo, y firma al final del proceso. El documento queda sellado con firma electrónica avanzada y archivado junto con el documento de identidad y, si aplica, la declaración de titular real, sin que nadie tenga que imprimir, firmar a mano ni volver a escanear nada.
En Braigest
La nota de encargo, desde el PDF que ya usa, firmada y sellada
Suba el PDF de su nota de encargo, la inteligencia artificial detecta los campos y la firma con sello PAdES queda incluida desde el plan Solo, 29 €/mes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando mi modelo actual de nota de encargo?
Sí. Puede subir el PDF que ya utiliza y añadir los campos de identificación que le falten, en lugar de sustituirlo por un modelo genérico. La estructura comercial del documento no cambia.
¿Hace falta pedir el documento de identidad si ya conozco al propietario?
Sí, la Ley 10/2010 exige identificar al cliente con su documento de identidad al iniciar la relación de negocios, con independencia de que la agencia ya lo conozca de encargos anteriores.
¿La firma electrónica de la nota de encargo sustituye a la firma del contrato de arras?
No. Cada documento se firma por separado en el momento que corresponde. La nota de encargo formaliza el mandato con el propietario; el contrato de arras y la escritura son documentos posteriores y distintos.
¿Qué pasa si el propietario es una herencia yacente o varios copropietarios?
En ese caso conviene identificar a cada copropietario o a los herederos que actúan como parte, en lugar de a una sola persona. Ante estructuras de propiedad complejas, consulte con un asesor especializado antes de firmar.
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