Ghid · Contabili
Ce documente cereți de la un client nou la contabilitate
Când preluați un client nou, cereți acte despre firmă, despre asociați și, dacă există angajați, despre relația de muncă. O parte din aceste documente formează și dosarul de cunoaștere a clientului cerut de Legea 129/2019. Acest ghid arată exact ce cereți, de la cine, și ce faceți dacă un document lipsește la preluare.
- Acte de firmă, acte de identitate, acte de angajare
- O parte din documente intră direct în dosarul AML
- Un singur link colectează totul, o singură dată
Ce acte cere legea pentru înregistrarea unui client nou la contabilitate?
Legea nu impune o listă unică de documente pentru înregistrarea unui client la un cabinet de contabilitate, ci cere ceea ce este necesar pentru identificarea firmei, a reprezentantului legal și a beneficiarului real. În practică, cereți certificatul constatator sau extrasul ONRC, actul constitutiv, cartea de identitate a administratorului și a asociaților, precum și datele de contact ale firmei. Dacă firma a fost înființată recent sau a suferit modificări, adăugați hotărârea sau actul adițional care le confirmă. Aceste documente stau la baza contractului de prestări servicii și a oricărei declarații fiscale ulterioare, așa că verificați-le la preluare, nu după ce ați început deja să lucrați pe dosar.
Ce documente sunt despre firmă și ce documente sunt despre asociați?
Despre firmă cereți certificatul constatator ONRC, codul unic de înregistrare, actul constitutiv și, dacă e cazul, licențele sau autorizațiile specifice activității. Despre asociați și administrator cereți cartea de identitate, funcția deținută și, pentru fiecare asociat cu o cotă relevantă din capital, datele care permit identificarea beneficiarului real. Cele două seturi de documente nu se suprapun complet: o firmă poate avea un asociat unic care e și administrator, sau poate avea mai mulți asociați dintre care doar unul depășește pragul de proprietate care îl face beneficiar real. Separați clar cele două categorii în dosarul intern, pentru că cererile ulterioare, de la bancă sau de la un partener, vor cere adesea exact această distincție.
Ce se cere în plus dacă firma are angajați?
Dacă firma are angajați, adăugați la dosar contractele individuale de muncă sau extrasul REVISAL, declarația privind numărul de angajați și, dacă cabinetul preia și salarizarea, datele necesare pentru statul de plată: cont bancar, cod numeric personal, situația familială relevantă pentru deduceri. Aceste documente nu țin de cunoașterea clientului în sensul Legii 129/2019, ci de obligațiile fiscale și de muncă pe care le preluați prin contract. Cereți-le totuși de la început, pentru că lipsa lor amână primul stat de plată și primele declarații către ANAF, iar un client nou judecă adesea cabinetul după cât de repede funcționează primele luni de colaborare.
Care dintre aceste documente formează dosarul de cunoaștere a clientului cerut de Legea 129/2019?
Experții contabili, contabilii autorizați și auditorii financiari sunt entități raportoare conform Legii 129/2019, art. 5 alin. (1) lit. e), alături de persoanele care acordă consultanță fiscală, financiară sau contabilă. Din documentele de mai sus, dosarul de cunoaștere a clientului cuprinde actele de identificare a firmei, identificarea administratorului și a beneficiarului real, precum și o evaluare a riscului asociat clientului, cerută de Normele sectoriale din 12 ianuarie 2023, emise de CECCAR în aplicarea art. 59 alin. (1) din Legea 129/2019. Această parte a dosarului se completează o singură dată, la preluare, și se actualizează doar când apare o schimbare relevantă, nu la fiecare factură emisă.
Ce faceți dacă un document lipsește la momentul preluării?
Nu porniți lucrul pe dosar fără actele minime de identificare a firmei și a administratorului, dar puteți primi restul documentelor într-un termen scurt, stabilit clar cu clientul. Notați în dosarul intern ce lipsește și până când urmează să fie completat, pentru că această evidență contează dacă apare ulterior un control sau o cerere de la o bancă parteneră. Un document care lipsește frecvent este certificatul constatator actualizat, pentru că firmele îl cer de obicei doar când au nevoie de el în altă parte. Cereți-l explicit, cu o dată de valabilitate recentă, nu unul păstrat din anul înființării firmei.
Cum arată acest flux ca un singur link de preluare, în Braigest
În loc de mai multe schimburi de e-mail, trimiteți clientului un singur link, pe care îl completează de pe telefon. Certificatul constatator, actul constitutiv și actele de identitate ale asociaților se încarcă direct în formular, iar contractul de prestări servicii preia automat aceleași date, fără retastare. Dacă firma are angajați, un pas separat din același flux colectează datele necesare pentru salarizare, tot într-o singură sesiune. La final, dumneavoastră primiți dosarul complet, structurat, în locul unui folder cu fișiere trimise separat de client, în zile diferite.
În Braigest
Actele firmei și verificarea asociaților, din același link
Formularul de preluare colectează actele firmei și ale asociaților, iar verificarea de identitate poate rula automat pe același flux, fără o cerere separată prin e-mail. Pasul este disponibil de la planul Practice, 149 €/lună.
Întrebări frecvente
Ce fac dacă un asociat nu poate veni fizic pentru identificare?
Verificarea de identitate se face de pe telefon, prin cameră și un document oficial, fără deplasare la cabinet. Asociatul primește propriul link, separat de reprezentantul legal.
Certificatul constatator trebuie să fie de la ONRC, sau e suficient unul mai vechi?
Cereți un certificat constatator recent, ideal emis în ultimele 30 de zile, pentru că un document mai vechi poate ascunde schimbări de asociați, sediu sau administrator.
Trebuie să cer și buletinul soției sau soțului administratorului?
Nu, dacă persoana respectivă nu este asociat sau administrator al firmei. Cereți acte de identitate doar pentru persoanele cu rol formal în firmă sau cu o cotă relevantă din capital.
Ce se întâmplă dacă firma nouă nu are încă angajați?
Nu cereți documentele de angajare de la început. Adăugați-le în dosar când firma face prima angajare, printr-un pas separat, nu odată cu preluarea inițială.
Descoperiți mai mult din platformă
Vreți să vedeți fluxul pe documentele dumneavoastră?
Într-un apel de 30 de minute transformăm formularul pe care îl folosiți azi într-un flux pe care clienții îl completează de pe telefon.