Per studi legali e avvocati
Raccolta documenti clienti per studi legali
Invii al nuovo cliente un link al posto di un fascicolo di ingresso scambiato via email. Risponde al controllo dei conflitti d'interesse, completa l'adeguata verifica dove prevista, carica il documento d'identità e firma la lettera di incarico o la procura dal telefono. Lei riceve risposte verificate e il fascicolo firmato, pronto per aprire la pratica.
- Controllo conflitti e adeguata verifica nello stesso flusso
- Lettera di incarico e procura firmate e sigillate
- Risposte strutturate aprono la pratica automaticamente
Cosa fa in pratica il cliente?
Il cliente apre il link dal telefono o dal computer, prima del primo incontro o subito dopo. Un modulo guidato lo accompagna nel controllo dei conflitti d'interesse e, dove prevista, nelle domande di adeguata verifica, una alla volta. Carica una foto del documento d'identità e verifica l'identità se la pratica lo richiede, legge l'informativa privacy, e firma la lettera di incarico, il mandato o la procura. Non c'è nulla da stampare, scansionare o portare in studio.
Cosa riceve Lei?
Dati di ingresso strutturati, non un mucchio di moduli da ritrascrivere a mano nel Suo gestionale. La lettera di incarico, la procura e l'informativa privacy tornano compilate dagli stessi dati, firmate e sigillate con una pagina delle evidenze su consenso, dispositivo e metodo di identificazione. La consegna avviene via webhook, REST o email. Le risposte del controllo conflitti e l'eventuale esito dell'adeguata verifica restano accanto al fascicolo, pronti da rivedere prima di aprire la pratica.
Quali documenti sostituisce?
Aprire una nuova pratica di solito significa rincorrere via email lo stesso gruppo di documenti: un controllo conflitti, un modulo di adeguata verifica, una copia del documento e un mandato da firmare. Un unico flusso compila e sigilla tutto a partire da una sola serie di risposte del cliente, così il fascicolo è completo prima del primo incontro invece che assemblato dopo, senza una cartella costruita su più telefonate separate.
- Lettera di incarico / mandato professionale
- Modulo di adeguata verifica, con documento d'identità
- Procura
- Questionario per il controllo dei conflitti d'interesse
- Informativa privacy
L'adeguata verifica si applica a uno studio legale?
Per alcune attività sì. Gli avvocati sono soggetti obbligati antiriciclaggio ai sensi del D.Lgs. 231/2007 quando assistono in operazioni come trasferimenti immobiliari, costituzione di società o gestione di somme di denaro dei clienti, quindi l'adeguata verifica si applica lì come per i commercialisti. Braigest supporta la verifica dell'identità e lo screening su sanzioni e PEP come passaggi configurabili, così può attivarli per i tipi di pratica che lo richiedono e lasciarli disattivati per il resto.
Come diventa modulo il PDF che usa già?
Carica la lettera di incarico, il mandato o il questionario per il controllo dei conflitti che il Suo studio usa già, in qualsiasi lingua sia redatto. Braigest rileva ogni campo e trasforma il documento in un modulo guidato che il cliente compila dal telefono. Clausole e struttura su cui il Suo studio si basa restano invariate, così il fascicolo firmato continua a leggersi come il documento che il Suo gestionale si aspetta.
Quale piano si adatta a uno studio come il Suo?
Un avvocato che lavora da solo gestisce ingresso e firma su Solo, a 29 €/mese. Uno studio piccolo con più tipi di pratica, che vuole il generatore di flussi con IA per creare nuovi moduli di ingresso, si adatta a Practice, a 149 €/mese. Uno studio associato o con più sedi si adatta a Firm, a 499 €/mese. Ingresso, adeguata verifica e firma funzionano allo stesso modo tra i piani; cambiano la scala e la costruzione in autonomia.
Domande frequenti
I nuovi clienti possono completare l'ingresso prima del primo incontro?
Sì. Il link funziona dal telefono, e i clienti in genere completano il controllo conflitti, le domande di adeguata verifica e il caricamento del documento prima di arrivare, così il fascicolo è pronto per l'apertura.
La procura o il mandato firmato sono validi legalmente?
Portano una firma elettronica avanzata, con sigillo PAdES e una pagina delle evidenze. È valida per documenti di diritto privato come un mandato secondo eIDAS. Non raggiunge il livello di firma qualificata, che richiede un dispositivo di firma certificato, quindi atti notarili e documenti riservati a quel livello restano fuori dal flusso.
Tutti gli studi legali devono fare adeguata verifica sui clienti?
Dipende dall'attività. Gli avvocati sono soggetti obbligati per operazioni come trasferimenti immobiliari o costituzione di società, quindi lì l'adeguata verifica si applica. Braigest permette di attivare verifica dell'identità e screening solo per i tipi di pratica che lo richiedono.
Posso usare la lettera di incarico o il modulo conflitti che uso già?
Sì. Carica il PDF che usa oggi e Braigest ne rileva i campi automaticamente, così lo stesso testo diventa un modulo che il cliente compila dal telefono, prima del primo incontro.
Come arriva il fascicolo firmato al mio gestionale?
Via webhook, REST o email, secondo cosa accetta il Suo sistema. I documenti firmati e le risposte di ingresso strutturate vengono consegnati appena il cliente termina, pronti per aprire la pratica.
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