Per società di autonoleggio
Contratto di noleggio auto e accoglienza conducenti
Invii al conducente un link prima che arrivi al banco. Carica patente e carta d'identità, conferma i termini del deposito cauzionale, prende atto dell'esonero danni e firma il contratto di noleggio dal telefono. Lei riceve dati verificati e il fascicolo firmato e sigillato, pronto prima che l'auto lasci il piazzale, al banco o da remoto.
- I conducenti completano l'accoglienza prima del ritiro
- Patente, documento e esonero danni in un flusso
- Contratto firmato e sigillato, al banco o da remoto
Cosa fa in pratica il conducente?
Il conducente apre il link via SMS o email prima della prenotazione, oppure su un tablet al banco. Un modulo guidato chiede la patente di guida e la carta d'identità, i termini del deposito e dell'esonero danni, e il consenso privacy, una schermata alla volta. Firma il contratto di noleggio alla fine. L'intera accoglienza richiede pochi minuti, e l'auto può essere consegnata appena finito, senza un modulo cartaceo da compilare a mano.
Cosa riceve Lei?
Dati strutturati sul conducente e sulla prenotazione, e il contratto di noleggio compilato dagli stessi dati, firmato e sigillato con una pagina delle evidenze su consenso, dispositivo e orario. La consegna avviene via webhook, REST o email verso il Suo sistema di flotta o prenotazioni. Ogni noleggio si rivede in un unico posto, inclusi patente e documento acquisiti e l'esonero danni di cui il conducente ha preso atto, senza uno schedario di contratti firmati su carta.
Quali documenti sostituisce?
La modulistica consegnata al banco per ogni noleggio, un controllo della patente, una copia del documento, un esonero da firmare con iniziali e un contratto da sottoscrivere, entra in un unico flusso che il conducente completa dal telefono. Compila ogni documento dalle stesse risposte, una sola volta, così gli stessi dati della prenotazione non vengono digitati due volte, al check-in e di nuovo alla riconsegna.
- Contratto di noleggio
- Patente di guida e carta d'identità
- Presa visione dell'esonero danni
- Termini del deposito cauzionale
- Consenso privacy (GDPR)
L'adeguata verifica si applica a una società di autonoleggio?
No come obbligo antiriciclaggio: il noleggio auto non rientra tra i settori soggetti al D.Lgs. 231/2007. Conta invece un altro obbligo specifico del settore: il Decreto Sicurezza 2025 introduce l'obbligo CaRGOS di comunicare i dati identificativi di chi guida il veicolo a noleggio alle forze dell'ordine. Braigest raccoglie patente e documento del conducente come passaggio del flusso di accoglienza, così i dati richiesti sono già acquisiti e strutturati al momento del ritiro, pronti per l'adempimento CaRGOS.
Come diventa modulo il PDF che usa già?
Carica il contratto di noleggio o l'esonero danni che consegna già ai conducenti, in qualsiasi lingua sia scritto. Braigest rileva ogni campo e lo trasforma in un modulo guidato che il conducente compila dal telefono, prima del ritiro o su un tablet al banco. Clausole e termini del deposito che il contratto già riporta restano gli stessi; cambia solo il modo in cui il conducente lo compila e lo firma.
Quale piano si adatta a una società come la Sua?
Un operatore con una sola sede gestisce accoglienza e firma su Solo, a 29 €/mese. Una società con alcune sedi e più noleggi si adatta a Practice, a 149 €/mese, che aggiunge il generatore di flussi con IA per nuovi moduli di accoglienza. Una società multi-sede o un franchising di noleggio si adatta a Firm, a 499 €/mese. Accoglienza, firma e consegna funzionano allo stesso modo tra i piani.
Domande frequenti
I conducenti possono completare tutto prima di arrivare al banco?
Sì. Il link funziona da telefono, e i conducenti in genere caricano patente e documento e firmano il contratto prima di arrivare, così l'auto può essere consegnata appena si presentano.
Il contratto di noleggio firmato è valido legalmente?
Porta una firma elettronica avanzata, con sigillo PAdES e una pagina delle evidenze. È valida per documenti di diritto privato come un contratto di noleggio secondo eIDAS. Non raggiunge il livello di firma qualificata, che richiede un dispositivo di firma certificato.
Il conducente può firmare al banco invece che da remoto?
Sì. Lo stesso flusso funziona su un tablet al banco o sul telefono del conducente in anticipo. In entrambi i casi il contratto viene compilato dagli stessi dati e sigillato allo stesso modo.
Le società di autonoleggio devono fare verifica dell'identità o controlli antiriciclaggio?
Non si applica lo screening antiriciclaggio; il noleggio auto non è un settore obbligato dal D.Lgs. 231/2007. Si applica invece l'obbligo CaRGOS del Decreto Sicurezza 2025 sui dati del conducente, e un passaggio di acquisizione di patente e documento è incluso per rispettarlo.
Posso usare il contratto e l'esonero che ho già?
Sì. Carica il PDF che usa oggi e Braigest ne rileva i campi automaticamente, così lo stesso contratto diventa un modulo che il conducente compila dal telefono prima ancora di arrivare al ritiro.
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